Eine pauschale Zahl wäre irreführend, denn der Preis hängt am Umfang. Dieser Artikel zeigt, woran er hängt, wie Sie den Nutzen für Ihren eigenen Fall ausrechnen und wann sich Automatisierung nicht lohnt.
1. Die Frage ist falsch gestellt
„Was kostet das?" ist bei Automatisierung eine Frage ohne Aussagekraft, solange die andere Seite der Rechnung fehlt. Eine Automatisierung ist keine Anschaffung, die man sich leistet – sie ist eine Investition, die sich ab einem bestimmten Monat selbst trägt. Interessant ist deshalb nicht der Preis, sondern der Zeitpunkt, ab dem er wieder hereingeholt ist.
Die brauchbarere Frage lautet: Wie viel kostet uns dieser Prozess, wenn wir nichts tun? Diese Zahl kennen die wenigsten Betriebe – und sie ist fast immer höher als vermutet, weil sie sich über das Jahr in Minuten verteilt statt in einer Rechnung aufzutauchen.
2. Die Rechnung, die Sie selbst aufmachen können
Sie brauchen dafür kein Angebot, sondern vier Zahlen. Nehmen wir einen typischen Fall: Auftragsdaten kommen per E-Mail herein und werden von Hand ins ERP übertragen.
Heute, von Hand
- 8 Minuten pro Vorgang
- 10 Vorgänge am Tag
- rund 28 Stunden im Monat
- bei 45 € Vollkosten je Stunde
- 1.260 € pro Monat
Nach der Automatisierung
- einmalig: die Projektkosten aus Ihrem Angebot
- Break-even in Monaten = Projektkosten ÷ 1.260 €
- danach rund 15.120 € im Jahr frei
- keine Übertragungsfehler mehr
- Bearbeitung startet sofort, nicht am nächsten Morgen
Rechnen Sie Ihren Fall mit mir durch → Erstgespräch anfragen
Wichtig ist der Vollkostensatz, nicht der Stundenlohn: Bruttogehalt plus Arbeitgeberanteile, Urlaub, Krankheit und Arbeitsplatz. Bei einer kaufmännischen Kraft landet man damit meist zwischen 40 und 55 € je Stunde – deutlich über dem, was auf der Gehaltsabrechnung steht.
Und rechnen Sie ehrlich: Wenn eine Automatisierung 28 Stunden im Monat einspart, entlässt niemand jemanden. Die Zeit fließt in Arbeit, für die vorher keine war. Der Ertrag ist real, er taucht nur nicht als eingesparte Lohnkosten auf, sondern als Arbeit, die endlich erledigt wird.
3. Drei Umfangsstufen
Die folgenden Stufen ordnen Vorhaben nach Umfang. Sie ersetzen kein Angebot, zeigen Ihnen aber, wo Ihr Fall ungefähr liegt.
Ein Auslöser, zwei Systeme. Neue Anfragen aus dem Kontaktformular landen automatisch im CRM.
Ihr Fall ist ähnlich? Im Erstgespräch rechnen wir ihn durch. → Erstgespräch anfragen
Mehrere Schritte über zwei bis vier Systeme, mit Prüfungen, Freigaben und Fehlerbehandlung: von der Anfrage über das Angebot bis zur Auftragsbestätigung.
Mehrere Schritte, mehrere Systeme? Wir klären Umfang und Nutzen vorab. → Erstgespräch anfragen
Mehrere Prozesse, gemeinsame Stammdaten, Anbindung an ein ERP mit eigener Schnittstellenlogik, Rollout über Abteilungen hinweg.
Mehrere Prozesse? Dann beginnen wir mit einer gemeinsamen Bestandsaufnahme. → Erstgespräch anfragen
Der übliche Einstieg ist die erste Stufe – ein abgegrenzter Prozess, der schnell produktiv wird. Das ist keine Vorsicht aus Prinzip: Sie sehen nach dem ersten Ergebnis, ob die Zusammenarbeit funktioniert und ob die geschätzte Ersparnis eintritt, bevor Sie über größere Umfänge entscheiden.
Was das im Einzelfall kostet, hängt an den fünf Faktoren unten. Einen Festpreis nenne ich Ihnen nach dem Gespräch, verbindlich und vor Projektbeginn.
4. Was den Preis wirklich bestimmt
Nicht die Anzahl der Schritte entscheidet, sondern fünf Faktoren – und sie erklären, warum zwei scheinbar ähnliche Projekte um den Faktor drei auseinanderliegen können.
Der mit Abstand größte Hebel. Ein System mit dokumentierter REST-API ist in Stunden angebunden. Ein System, das nur CSV per FTP ausgibt oder gar nur eine Oberfläche hat, kostet ein Vielfaches – und bleibt dauerhaft anfälliger.
Der Normalfall ist selten das Problem. Teuer wird, was danach kommt: Stornos, Teillieferungen, Kunden mit abweichenden Konditionen, der eine Lieferant, der seine Rechnungen anders aufbaut. Jede Ausnahme ist eigene Logik und eigene Tests.
Dubletten, drei Schreibweisen desselben Kunden, Freitextfelder mit Struktur darin: Automatisierung deckt jede Unschärfe auf, die ein Mensch bisher stillschweigend ausgeglichen hat. Diese Bereinigung gehört in die Kalkulation.
Wenn im ersten Termin drei Beteiligte drei verschiedene Abläufe schildern, ist das kein Automatisierungsprojekt, sondern zuerst eine Klärung. Die kostet Zeit – wird sie übersprungen, kostet sie später mehr.
„Läuft durch" ist billig. „Läuft durch, meldet sich bei Problemen, versucht es erneut und verliert nichts" kostet mehr – ist aber der Unterschied zwischen einer Automatisierung, der man traut, und einer, die nach drei Wochen abgeschaltet wird.
Wenn Sie ein Angebot einholen, sind das die fünf Punkte, nach denen Sie fragen sollten. Wer sie nicht anspricht, hat den Prozess entweder nicht verstanden oder kalkuliert die Überraschungen als Nachtrag ein.
5. Was danach jeden Monat anfällt
Die einmaligen Kosten sind der Teil, über den geredet wird. Der Betrieb danach wird regelmäßig unterschätzt – dabei entscheidet er, ob die Lösung in zwei Jahren noch läuft.
n8n auf einem eigenen Server liegt bei etwa 10 – 30 € im Monat. In der Cloud-Variante des Herstellers je nach Volumen eher 20 – 60 €. Dazu kommen die Kosten der Dienste, die Sie ohnehin nutzen.
Der eigentliche laufende Posten. Schnittstellen ändern sich, Anbieter stellen Versionen ab, Prozesse entwickeln sich weiter. Wartung wird als Pauschale oder nach Aufwand vereinbart.
Der häufigste Fall nach einem erfolgreichen Start: Es soll mehr automatisiert werden. Das ist kein Kostenrisiko, sondern das Ziel – aber es gehört in die Jahresplanung.
Achten Sie darauf, wem die Lösung gehört. Eine Automatisierung in n8n liegt als lesbarer Ablauf auf Ihrem eigenen Server und kann von jedem Fachkundigen weitergeführt werden. Das ist der Unterschied zu einer Plattform, aus der Sie nicht mehr herauskommen, ohne von vorn anzufangen.
6. Wann es sich nicht lohnt
Automatisierung ist kein Selbstzweck, und es gibt Konstellationen, in denen ich abrate. Die häufigsten:
- Der Prozess läuft selten. Zweimal im Monat eine halbe Stunde spart im Jahr sechs Stunden. Das rechnet sich in dieser Form nie.
- Der Ablauf ändert sich gerade. Wer einen Prozess automatisiert, der in drei Monaten anders aussieht, bezahlt zweimal. Erst festlegen, dann bauen.
- Jeder Fall ist ein Sonderfall. Wenn es keine Regel gibt, sondern nur Erfahrung, ist der Vorgang eine Entscheidung und keine Aufgabe – und Entscheidungen gehören zu Menschen.
- Das Problem ist ein anderes. Manchmal ist die manuelle Übertragung nur das Symptom einer Systemlandschaft, die nicht zusammenpasst. Dann ist die Automatisierung ein Pflaster, und das Geld ist woanders besser angelegt.
Rechnen wir Ihren Fall einmal durch?
Nennen Sie mir den Prozess, die Häufigkeit und die beteiligten Systeme – dann sagen Ihnen im kostenlosen Erstgespräch, in welche der drei Umfangsstufen das fällt und ab wann es sich trägt. Auch dann, wenn die Antwort lautet: lohnt sich nicht.
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