Ich arbeite überwiegend mit n8n. Das ist keine Glaubensfrage, sondern das Ergebnis der Projekte, die bei mir landen – und es heißt nicht, dass n8n für Ihren Fall das Richtige ist. Deshalb dieser Vergleich mitsamt der Fälle, in denen ich abrate und auf ein anderes Werkzeug verweise.
1. Warum die Werkzeugfrage die zweite ist
Die häufigste Reihenfolge im Mittelstand ist: erst ein Werkzeug auswählen, dann schauen, was sich damit machen lässt. Das führt zuverlässig dazu, dass der Prozess um die Grenzen des Werkzeugs herumgebaut wird – und dass man ein Jahr später feststeckt, weil der eine Schritt, auf den es ankommt, nicht abbildbar ist.
Sinnvoll ist die umgekehrte Reihenfolge: erst den Ablauf beschreiben, dann prüfen, welche Systeme beteiligt sind, welche Daten fließen und wie oft. Erst danach lässt sich die Werkzeugfrage überhaupt beantworten – und häufig fällt die Antwort dann anders aus als gedacht.
2. Die vier Kandidaten
Der Klassiker mit der größten Auswahl an fertigen Anbindungen. Auf einfache Ketten ausgelegt: Auslöser, ein paar Schritte, fertig. Kein technisches Vorwissen nötig, dafür enge Grenzen, sobald ein Ablauf verzweigt.
Cloud-Dienst, US-amerikanisch
Der visuell stärkste Baukasten. Verzweigungen, Schleifen und Fehlerbehandlung lassen sich grafisch abbilden, ohne zu programmieren. Der Sprung von einfachen zu anspruchsvollen Abläufen gelingt hier deutlich besser als bei Zapier.
Cloud-Dienst, EU-Rechenzentren wählbar
Kein eigenständiges Produkt, sondern die Automatisierungsschicht der Microsoft-Welt. Innerhalb von SharePoint, Outlook, Teams und Dataverse unschlagbar integriert – außerhalb davon deutlich sperriger.
Teil von Microsoft 365
Der einzige Kandidat, den Sie vollständig selbst betreiben können. Beliebige eigene Logik, direkter Datenbankzugriff, kein Umweg über fremde Server. Verlangt dafür jemanden, der eine Anwendung betreiben kann – oder jemanden, der das für Sie tut.
Cloud oder auf eigenem Server
3. Der Vergleich in sechs Kriterien
Bewusst ohne Punktwertung: Welches Kriterium schwer wiegt, hängt vom Betrieb ab. Für den einen entscheidet der Datenschutz, für den anderen die Frage, wer das Ding in drei Jahren pflegt.
| Kriterium | Zapier | Make | Power Automate | n8n |
|---|---|---|---|---|
| Abrechnung | je ausgeführtem Schritt | je Operation, also ebenfalls je Schritt | je Nutzer bzw. je Prozess | je Ablauf (Cloud) oder gar nicht (eigener Server) |
| Kostenverlauf bei Wachstum | steigt mit Volumen und Komplexität | steigt mit Volumen und Komplexität | steigt mit der Zahl der Nutzer | bleibt weitgehend konstant |
| Wo die Daten liegen | USA | EU-Rechenzentrum wählbar | EU-Region wählbar | frei wählbar, auch im eigenen Haus |
| Eigene Logik | begrenzt | gut, teils mit Code-Bausteinen | gut innerhalb der Microsoft-Welt | uneingeschränkt, eigener Code möglich |
| Altsysteme und eigene Datenbanken | nur über Umwege | über HTTP-Aufrufe machbar | über Gateway, mit Zusatzlizenz | direkt, auch im lokalen Netz |
| Ausstieg | Abläufe bleiben beim Anbieter | Abläufe bleiben beim Anbieter | an die Microsoft-Lizenz gebunden | Ablauf als Datei, auf jeden Server übertragbar |
Konkrete Preise stehen hier bewusst nicht: Sie ändern sich mehrmals im Jahr und wären in wenigen Monaten falsch. Das Preismodell ist die stabilere und für die Entscheidung wichtigere Information – siehe nächster Abschnitt.
4. Der Punkt, der später überrascht
Zapier und Make rechnen je ausgeführtem Schritt ab. Ein Ablauf mit zehn Schritten, der hundertmal am Tag läuft, verbraucht tausend Einheiten – täglich. Das ist am Anfang unschlagbar günstig, weil ein kleiner Tarif für erste Versuche völlig genügt.
Der unangenehme Teil kommt später: Die Rechnung wächst mit dem Erfolg. Je besser die Automatisierung läuft und je mehr Fälle sie übernimmt, desto teurer wird sie. Und wer einen Ablauf sauber baut – mit Prüfschritten, Fehlerbehandlung, Protokollierung – wird dafür bestraft, weil jeder zusätzliche Schritt zählt.
Power Automate rechnet stattdessen je Nutzer oder je Prozess ab. Das ist planbar, hat aber eine eigene Kante: Viele der interessanteren Anbindungen gelten als Premium-Konnektoren und setzen eine höherwertige Lizenz voraus. Was in der Basisversion enthalten ist, endet oft genau dort, wo es außerhalb der Microsoft-Welt weitergehen soll.
Auf einem eigenen Server entfällt die Mengenabrechnung ganz: Dort kosten die Serverleistung und die Wartung, nicht die Anzahl der Vorgänge. Ob das günstiger ist, hängt schlicht vom Volumen ab – bei niedriger Frequenz ist es das nicht.
Zum Rechnen: Was kostet Prozessautomatisierung? So rechnen Sie es selbst aus
5. Wann welches Werkzeug gewinnt
- Die Abläufe bleiben innerhalb von Outlook, Teams, SharePoint und Excel
- Die Lizenzen sind da, ein Teil der Möglichkeiten ist bereits bezahlt
- Es gibt jemanden in der IT, der sich in der Microsoft-Welt auskennt
- Zwei bekannte Cloud-Dienste sollen miteinander sprechen
- Geringe Frequenz, keine personenbezogenen Daten von Gewicht
- Niemand im Haus soll etwas betreiben müssen
- Abläufe mit Bedingungen, Schleifen und Fehlerbehandlung
- Die beteiligten Systeme sind Cloud-Dienste mit fertiger Anbindung
- Ein EU-Rechenzentrum genügt als Datenschutzantwort
- Personenbezogene oder vertrauliche Daten sind im Spiel
- ERP, Warenwirtschaft oder Datenbank ohne fertigen Konnektor sollen angebunden werden
- Der Ablauf braucht Logik, die kein Baukasten abbildet
- Das Volumen ist hoch genug, dass Abrechnung je Schritt spürbar wird
Wenn Sie Microsoft 365 im Haus haben und der Ablauf die Microsoft-Welt nicht verlässt, ist Power Automate die richtige Antwort – auch wenn ich damit kein Geld verdiene. Ein zweites Werkzeug einzuführen, um etwas zu tun, das die vorhandene Lizenz bereits abdeckt, ist Aufwand ohne Gegenwert.
6. Wem gehört die Lösung?
Die Frage klingt akademisch, bis der Anbieter die Preise ändert, eine Anbindung einstellt oder das Unternehmen wechselt. Dann entscheidet sie darüber, ob Sie verhandeln können oder von vorn anfangen.
Im Konto des Anbieters
- Der Ablauf existiert nur dort, wo er gebaut wurde
- Preisänderungen sind hinzunehmen
- Ein Umzug bedeutet Nachbau, nicht Übertragung
- Bei Ausfall bleibt nur Warten
Auf eigenem Server
- Der Ablauf ist eine lesbare Datei in Ihrem Besitz
- Jeder Fachkundige kann ihn weiterführen
- Umzug auf einen anderen Server jederzeit möglich
- Sie entscheiden, wann aktualisiert wird
Bei n8n gehört zur Ehrlichkeit ein Hinweis auf die Lizenz: n8n ist quelloffen einsehbar, aber kein Open Source im klassischen Sinn. Die Sustainable Use License erlaubt die interne Nutzung im eigenen Unternehmen ohne Mengenbegrenzung – untersagt aber, n8n selbst als gehosteten Dienst an Dritte weiterzuverkaufen. Für den Betrieb im eigenen Haus ist das ohne Belang; wer ein Produkt darauf aufbauen will, braucht eine gesonderte Vereinbarung.
Unsicher, was zu Ihrem Fall passt?
Beschreiben Sie mir den Ablauf, die beteiligten Systeme und die ungefähre Häufigkeit – im kostenlosen Erstgespräch ordne ich ein, welches Werkzeug dafür sinnvoll ist. Auch dann, wenn die Antwort Power Automate lautet und Sie mich dafür nicht brauchen.
Mehr zum Leistungsumfang: Prozessautomatisierung mit n8n